Tietosuojakäytäntö.
JOHDANTO.
Safestep (GRP Anti-Slip Sweden AB), yritysrekisterinumero 556866-7603, kunnioittaa ja turvaa jokaisen henkilön yksityisyyttä, jonka henkilötietoja käsittelemme osana tuotteidemme ja palveluidemme tarjoamista.
Emme kerää henkilötietoja enempää kuin tarvitsemme, emme käytä tietoja muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot kerättiin, emmekä säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen.
Safestep toteuttaa tarvittavat toimenpiteet käsittelemiemme/hallitsemiemme tietojen suojaamiseksi ja sen varmistamiseksi, että asiattomat henkilöt eivät pääse niihin käsiksi. Tietosuoja on Safestepille ensisijainen tavoite, ja vastuu tietosuoja-asioista on siksi Safestepin johdolla.
Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, mitä henkilötietoja keräämme, miten ja miksi keräämme, miten voit vaikuttaa niihin ja miten säilytämme ne turvallisesti.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OSAPUOLET JA VASTUUT.
Safestep, y-tunnus 556866-7603, Hållnäsgatan 18, 752 28 Uppsala, Ruotsi, on erikoistunut liukuesteiden, lasikuitujen, suojatuotteiden ja esteettömyystuotteiden myyntiin ja asennukseen. Safestep on rekisterinpitäjä toimittajiemme/kumppaneidemme yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyssä. Osa henkilötiedoista on Safestepin tallentamia, ja muissa tapauksissa tiedot tallennetaan ulkoisten toimittajien hallinnoimiin online-järjestelmiin, jotka toimivat Safestepin tietojenkäsittelijöinä.
MITÄ HENKILÖTIETOJA SAFESTEP REKISTERÖI/KÄSITTELEE JA MIKSI?
Tämän vuoksi Safestep kerää henkilötietoja:
Safestep kerää henkilötietoja voidakseen pitää yhteyttä asiakkaisiin, tavarantoimittajiin ja yhteistyökumppaneihin kehittääkseen ja toimittaakseen ja markkinoidakseen tuotteita ja palveluja, joita myymme asiakkaillemme.
Rekisteröityjen ryhmät:
Rekisteröidyt, joita varten safestep.se kerää henkilötietoja, kuuluvat johonkin seuraavista ryhmistä:
– Asiakkaat
– Toimittajat
– Liikekumppanit
– Potentiaaliset asiakkaat ja muut kiinnostuneet osapuolet, jotka vierailevat Safestepin verkkosivustoilla ja ottavat meihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse.
ASIAKKAAT.
Tämän vuoksi keräämme ja tallennamme henkilötietoja:
Kun yritys ottaa yhteyttä Safestepiin tilatakseen tuotteen tai palvelun Safestepiltä, rekisteröimme samalla asiakkaan yhteystiedot, jotta voimme käsitellä tilauksen, toimittaa tuotteen/palvelun ja laskuttaa siitä. Tässä yhteydessä rekisteröimme yrityksen yhteyshenkilön henkilötiedot.
Nämä henkilötiedot kerätään:
Henkilötiedot, joita keräämme Safestepille tehtyjen tilausten yhteydessä, ovat:
– Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
– Yrityksen ja mahdollisen yhteyshenkilön puhelinnumero
– Yrityksen sähköpostiosoite tai yrityksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite
– Lisäksi asiakasyrityksestä kerätään lisätietoja, jotka eivät ole henkilötietoja. Jos yksittäisen yrittäjän organisaationumero on sama kuin yrittäjän henkilötunnus, se rekisteröidään organisaationumeroksi.
LAKISÄÄTEINEN VELVOITE.
Näin varmistamme, että tiedot ovat oikeita:
Tilauksen vastaanottaja tarkistaa jokaisen uuden asiakastilauksen yhteydessä, että yhteystiedot ovat oikein, ja päivittää tiedot yritysjärjestelmään välittömästi, jos se on tarpeen. Jos asiakas ilmoittaa meille, että tiedot ovat virheellisiä, päivitämme tiedot heti, kun meillä on siihen mahdollisuus toimistoaikana ma-pe klo 8-18.
Näin kauan tietoja säilytetään:
Kirjanpitolain arkistointia koskevien sääntöjen mukaan tietoja on säilytettävä 7 vuotta. Säilytämme siis asiakkaiden yhteystietoja 7 vuotta siitä, kun tilaus on kirjattu järjestelmäämme, minkä jälkeen yhteyshenkilön tiedot poistetaan. Asiakkaan pyynnöstä voimme poistaa yhteyshenkilön henkilötiedot asiakastietokannasta tämän ajan kuluessa, mutta kuitti on aina säilytettävä, myös siinä olevat tiedot.
TOIMITTAJAT.
Tämän vuoksi keräämme ja tallennamme henkilötietoja:
Kun Safestep tilaa komponentteja, tuotteita tai palveluja miltä tahansa toimittajalta, tallennamme tiedot, joita tarvitaan tavaroiden/palvelujen vastaanottamiseen ja maksamiseen, yhteydenpitoon tavarantoimittajan kanssa niistä sekä kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseen.
Nämä henkilötiedot kerätään:
Tarvittavien yritystietojen lisäksi kerätään myös seuraavia henkilötietoja:
– Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
– Yrityksen tai yrityksen yhteyshenkilön puhelinnumero
– Yrityksen sähköpostiosoite tai yrityksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite
Tietojen keräämisen oikeusperuste:
Tietojen oikeellisuuden varmistaminen:
Safestep.se:n henkilö, joka tekee tilauksen, tarkistaa jokaisen uuden toimittajan tilauksen yhteydessä, että yhteystiedot ovat oikein, ja päivittää tiedot tarvittaessa välittömästi liiketoimintajärjestelmään. Jos toimittaja ilmoittaa meille, että tiedot ovat virheellisiä, päivitämme tiedot heti, kun saamme siihen tilaisuuden toimistoaikana ma-pe klo 8-18.
Näin kauan tietoja säilytetään:
Kirjanpitolain arkistointia koskevien sääntöjen mukaan tositteet on säilytettävä 7 vuotta. Säilytämme siis toimittajien yhteystietojamme 7 vuotta siitä, kun tilaus toimittajalle on kirjattu järjestelmäämme, minkä jälkeen yhteyshenkilön tiedot poistetaan. Pyynnöstä voimme poistaa yhteyshenkilön henkilötiedot toimittajatietokannasta jo aiemmin, mutta kuitti on aina säilytettävä, myös siinä olevat tiedot.
YHTEISTYÖKUMPPANIT.
Siksi keräämme ja tallennamme henkilötietoja:
Päivittäisessä liiketoiminnassamme kehitämme ja valmistamme tuotteita/palveluita, ja voidaksemme tehdä tätä työtä teemme yhteistyötä useiden yhteistyökumppaneiden kanssa. Jotta voimme pitää heihin yhteyttä, tallennamme yhden tai useamman yrityksen yhteyshenkilön yhteystiedot. Näitä tietoja ei kuitenkaan rekisteröidä, vaan ne tallennetaan jäsentymättömänä datana esimerkiksi sähköpostiin.
Nämä henkilötiedot kerätään
– Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
– Yhteyshenkilön sähköpostiosoite ja/tai
– Yhteyshenkilön puhelinnumero
Tietojen keräämisen oikeusperuste:
Etujen tasapainottaminen
Kuinka kauan tietoja säilytetään:
Tietoja säilytetään niin kauan kuin teemme yhteistyötä kumppaniyrityksen kanssa ja niin kauan kuin kyseinen henkilö on edelleen yhteyshenkilömme.
POTENTIAALISET ASIAKKAAT JA MUUT KIINNOSTUNEET, JOTKA OTTAVAT MEIHIN YHTEYTTÄ SÄHKÖPOSTITSE.
Siksi keräämme ja tallennamme henkilötietoja:
Meihin otetaan toisinaan yhteyttä henkilöiltä, jotka ovat kiinnostuneita saamaan lisätietoja Safestepin tuotteista/palveluista. Nämä pyynnöt vastaanotetaan sähköpostitse tai puhelimitse. Tällöin kyseisten henkilöiden yhteystiedot tallennetaan, jotta voimme ottaa yhteyttä kyseiseen henkilöön ja antaa hänelle tuotetietoja ja mahdollisesti hintatietoja. Näitä tietoja ei rekisteröidä, vaan ne tallennetaan jäsentymättömänä datana esimerkiksi sähköpostiin.
Nämä henkilötiedot kerätään:
– Henkilön antama nimi, kun hän ottaa meihin yhteyttä.
– Yhteyshenkilön sähköpostiosoite ja/tai
– Yhteyshenkilön puhelinnumero
Tietojen keräämisen oikeusperuste:
– Oikeutettu etu (ne, jotka lähettävät meille sähköpostia oma-aloitteisesti)
– Suostumus (ne, jotka käyttävät jotakin sähköpostilomakkeistamme)
KENELLÄ ON PÄÄSY TIETOIHINNE?
Safestep käyttää keräämiään henkilötietoja ainoastaan Safestepin toimesta ja edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme koskaan luovuta, vaihda tai myy tietojasi markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille.
SINUN OIKEUTESI.
Oikeus saada tietoja:
Voit milloin tahansa pyytää tietoja sinusta hallussamme olevista henkilötiedoista. Ota meihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, niin kokoamme tiedot ja lähetämme ne sinulle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen:
Pyrimme aina varmistamaan, että tallentamamme ja käsittelemämme henkilötiedot ovat paikkansapitäviä, ja meillä on käytössä useita menettelyjä, joilla tämä varmistetaan. Jos kuitenkin huomaat, että sinua koskevat tietomme ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista tai täydentämistä.
Oikeus tietojen poistamiseen/poistamiseen:
Sinulla on oikeus poistaa Safestepin käsittelemät henkilötietosi milloin tahansa, lukuun ottamatta liiketoimiin sisältyviä yhteystietoja, jotka on säilytettävä kirjanpitolain noudattamiseksi.
Oikeus tehdä valitus:
Jos uskot, että Safestep on käsitellyt henkilötietojasi väärin, ota yhteyttä osoitteeseen info@safestep.se tai 010-130 70 80, niin selvitämme asian. Jos emme pysty löytämään ratkaisua, johon olet tyytyväinen, sinulla on myös mahdollisuus lähettää kommenttisi Ruotsin valvontaviranomaiselle Datainspektionenille heidän verkkosivustonsa kautta: www.datainspektionen.se (erityinen verkkopalvelu tulossa pian).
OTA YHTEYTTÄ.
Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Safestep käsittelee henkilötietoja, voit ottaa meihin yhteyttä osoitteeseen:
Safestep (GRP Anti-Slip Sweden AB)
Hållnäsgatan 18
752 24 Uppsala, Ruotsi
Sähköposti: info@safestep.se
Puhelin: 010-130 70 80 (arkisin klo 08.00-17.00)